Tres tips para acabar con los pendientes

Vive mejor

Te imaginas lo maravilloso que sería que al iniciar la semana no tuviéramos pendientes acumulados de la semana anterior. Suena bien, ¿verdad?... La realidad es que la mayoría de nosotros somos especialistas en acumular pendientes 'para después' y eso de no tener tareas por hacer, parece imposible cuando no debería serlo.

Si tú te decidieras a eliminar todo el tiempo que pasas procrastinando (esta palabra define a la perfección la acción de aplazar una tarea u obligación que aún cuando no deberíamos postergar… lo hacemos) y distraído, te aseguro que al termino de la semana no tendrías ningún pendiente.

Pero bueno, comencemos por el principio. Una primera verdad es que es más fácil hablar de productividad que hacer algo al respecto; esto quizá se deba a que la mayoría de los consejos de la productividad que hemos leído y escuchado o no funcionan a largo plazo (es el caso de cuando nos sugieren hacerlo todo ¡Ahora mismo!) o bien porque requieren de hacer decenas de listas (objetivos, metas, métodos, etc.) que nos terminan por desanimar.

Una tercera alternativa que quiero compartir con ustedes está basada en la psicología de la dilación y tiene por objetivo principal mantenernos enfocados mientras realizamos actividades sencillas, que requieren de poco esfuerzo, para realizar nuestro trabajo diario.

Antes de explicar la cura, vamos a ver la enfermedad. Todo el mundo posterga. Pero si nosotros preguntamos -¿por qué?-, la mayoría de la gente se va a encoger de hombros y decir algo sobre la falta de auto-disciplina o motivación.

Tal vez eso sea cierto en algunos casos, pero para la mayoría de la gente no creo que se trate ni de la pereza o la apatía. En su lugar, me gustaría sugerir algunas que provocan la procrastinación.

Una gran causa de dejar todo para después es el miedo que le tenemos a la infinita lista de tareas de pendientes. Esta tensión proviene de la sensación de que hay mucho trabajo por delante, por lo que cualquier esfuerzo no se verá reflejado en el corto plazo. Esto es fácil de atacar estableciendo objetivos más inmediatos, por ejemplo si nuestra lista de pendientes es de 20 tareas hay que proponernos terminar las primeras tres, así cuando hayamos logrado este pequeño objetivo tendremos la sensación de haber hecho algo bueno, sin pensar demasiado en lo que nos falta.

La segunda causa más frecuente de la procrastinación es la mala costumbre que tenemos de medir el trabajo en horas y no en tareas cumplidas. Medir nuestra productividad por tareas realizadas, sobre todo si trabajamos en un área creativa o en tareas basadas en el conocimiento, el trabajo deber ser medido en tareas concluidas. Este cambio de sistema de medición te permitirá concentrarte en el trabajo no terminado.

La tercera y última causa que me gustaría destacar es lo mal que gestionamos nuestro tiempo. Hay quienes creen -yo en su momento también lo hacía- que se debe trabajar sin descanso hasta que se hayan concluido todas las tareas. La realidad es que un cuerpo cansado no produce, ni rinde igual que un cuerpo fresco y descansado. Debemos gestionar la energía de nuestro cuerpo de manera adecuada. Cuando te sientas agotado date un descanso, si llevas demasiadas horas trabajando regálate una siesta de reparación. Créeme que si tú trabajas sintiéndote renovado obtendrás mejores resultados de los que obtendría alguien que lleva 16 horas continuas frente a su computadora.

A partir de estos tres principios: miedo de la lista de pendientes, el tiempo medido en tareas realizadas, y la gestión correcta de la energía, podemos construir un sistema muy simple para lograr que el trabajo sea realizado.

El sistema se compone en sólo tres reglas: Al final de cada semana escribe una nueva lista de tareas pendientes, titulada 'Objetivos de semana'. Escribe todo lo que quieres lograr en los próximos siete días.

Todas las noches, escribe una nueva lista de tareas pendientes, titulada 'Objetivos diarios'. Aquí escribirás las tareas que deberás hacer al otro día, en función de que se vayan cumpliendo las tareas asignadas en tu lista semanal.

Durante tu jornada laboral céntrate única y exclusivamente en completar la lista de todos los días. Imagina que el resto de tus pendientes o tareas no existen y cuando hayas terminado la lista de todos los días, no se te permite agregar más trabajo.

Si logras distribuir adecuadamente la lista semanal en la lista de todos los días, al término de la semana no tendrás ningún pendiente.

No hay magia en este sistema, sólo se trata de organización y sólo necesitas papel y pluma para comenzar. ¡Suerte!

La foto le pertenece a Rob Enslin

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